Референт и секретарь референт в чем разница
Курсы секретарей референтов. В чем разница между секретарем и референтом
Секретарь — это первый помощник руководящего лица предприятия или организации. В его функции входит: управление, контроль, ведение дел фирмы. Секретарь составляет и оформляет деловые бумаги, документы, занимается корреспонденцией, оказывает помощь директору компании в решении любых задач. Должность секретаря-референта является нужной, он считается представителем организации. Что делает секретарь референт? Он встречает посетителей компании, занимается документами, отвечает на входящие звонки. Данная работа требует ответственности, коммуникабельности, организованности от человека. В дальнейшем, он может занять должность офис-менеджера, далее директора, топ-менеджера компании.
Курсы помогут освоить данную профессию, чтобы быть профессионалом в этом деле. Такой человек нужен в любом предприятии, которая имеет офис для гостей и посетителей. Если вас заинтересовала эта тема, то подробнее можно узнать на курсах секретарей референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Обычно данная должность требуется на крупных фирмах, так и в небольших компаниях. Рассмотрим, чем отличается секретарь от секретаря референта. Данные профессии относятся к высшей категории специалистов, на них возлагаются большие обязанности и функции. Их деятельность является ответственной, им предоставляется право принимать различные решения в процессе работы. Расширение обязанностей данных должностей подразумевает то, что у него должно быть высшее образование, он должен знать иностранный язык, иметь определенные навыки, опыт работы.
Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов. Секретарь-референт – помощник директора фирмы, который выполняет переводы, подборку документации, помогает распланировать рабочий график фирмы, сопровождает в командировках, поездках, оказывает помощь на совещаниях (ведет различные мероприятия). Секретарь также отвечает на вопросы по телефону, печатает документы. Например, когда фирма небольшая, то может помочь руководителю, заменить его в ведении различных дел.
Референт это кто?
Слово «референт» означает — должностное лицо, который является докладчиком, консультирует по важным вопросам. Здесь речь идет о помощнике директора в определенной области. Это могут быть банковское дело, торговые сделки, рекламный бизнес и другие направления бизнеса. Президент фирмы дает рекомендации помощнику, просит подготовить документы, провести переговоры с различными представителями компаний.
От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.
Особенность должности референта состоит в том, что следующая ступень квалификации требует необходимых знаний, навыков от сотрудника. Например, референт, несмотря на то что, он владеет иностранным, отлично знает компьютеры, делопроизводство, должен оперативно отвечать на звонки, если требуется принести кофе, заварить чай, заказать обеды в офис и т.д. Секретарь-референт оказывает помощь в подготовке к важным встречам, деловым переговорам, не пропускает нежелательных посетителей, должен быть любезным и вежливым с посетителями, сотрудниками компании, проконсультировать по любому возникшему вопросу.
Разница между секретарем-референтом, референтом состоит в том, что референт-это творческая деятельность. Например, секретарю, чтобы справляться с обязанностями, достаточно иметь представление о ведении документации. Ему не требуется изучать содержание документов. На должность референта выбирается специалист, в обязанности которого входит не набор текста на компьютере, а нужно печатать текст, приносить его на подпись руководителю. Референт по рекомендации директора, составляет, ведет документацию. Он должен владеть тематикой, а не языком, определенным стилем.
Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:
Основным требованием для этой должности является хороший уровень иностранного языка. Профессиональные навыки играют немаловажную роль, опыт и квалификация имеют также большое значение. Референт-человек, который помогает облегчить работу директора фирмы. В современном обществе руководители опираются на помощников, которые подготовят документы, бумаги быстро и оперативно. При этом они наделены определенными полномочиями, выполняют разные поручения, издают приказы, размышления начальника. Обязанности секретарей-референтов включают: делопроизводство, работу с базами данных, координацию связей, оказание помощи начальнику, а также создание рабочей атмосферы в офисе. Данные профессии являются стартовыми для многих людей.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря
Автор статьи: Судаков А.П.
Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.
Специальность секретаря-референта
Кто такой секретарь-референт
Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.
Что за специальность секретарь-референт
Отличия обычного секретаря от референта
С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.
Референт это кто?
Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.
Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:
Образование
Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.
Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.
Личные качества специалиста
Личные качества
Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.
Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.
Образование (Что надо знать?)
Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.
Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.
Медицинские противопоказания к работе
Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.
Место работы, карьера и уровень заработной платы
Требования к знаниям
Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.
Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.
Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2021 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.
Правильный образец резюме секретаря
Подольская Ирина
Желаемая должность: Секретарь
Желаемый уровень дохода: 30 тыс. рублей
Дата рождения: 11.02.1986 Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская» Не готова к командировкам.
Контактная информация: Телефон: +7 (9хх) ххх-хх-хх Электронная почта: [email protected]ххх.ru
Ключевые знания и навыки:
Достижения:
Опыт работы:
11.2013–04.2015 Офис-менеджер
ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов
08.2012–08.2013 Секретарь
ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: риэлторские услуги
11.2009–05.2012 Секретарь-референт
ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон
Образование:
2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург
Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании
Дополнительная информация:
Иностранные языки: английский язык – Intermediate.
Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.
Рекомендации предоставляются по запросу.
Другие трактовки специальности
Виды деятельности
Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.
Секретарь
Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье. Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей. Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.
Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера
Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.
Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.
В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.
Секретарь и секретарь-референт
Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них. В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции. Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.
Секретари в коллегиальных органах управления
В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи). В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь. В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».
Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол. Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания. Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.
Кому понравится эта работа
Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.
Что нужно уметь
Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.
Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.
Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.
Привыкайте к работе с компьютерными программами:
Должностная инструкция секретаря-референта
Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:
Описание профессии
Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.
Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.
Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.
История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.
Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.
Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.
Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.
Международный день секретаряМеждународный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss). В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.