Ревизия и инвентаризация в чем разница

Разница между ревизией и инвентаризацией

Ревизия и инвентаризация – два понятия, которые используются в тех случаях, когда необходимо отследить движение товаров и иного имущества на предприятии. В каких ситуациях проводится ревизия, а в каких – инвентаризация? Все связано с тем, каких именно целей пытается достичь комиссия, поскольку от этого зависит, какие именно действия будут осуществляться.

Определение

Ревизия предполагает проведение контрольных мероприятий по выявлению законности проводимых на предприятии операций, то есть рассматривается обоснованность совершения хозяйствующим субъектом тех или иных действий, а также их правильное отражение на счетах бухгалтерского учета. Иными словами, ревизия исследует правомерность и соответствие действующему законодательству всех мероприятий и операций, совершаемых юридическими лицами. Ревизия проводится контролирующими органами внезапно, то есть без предупреждения материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится с целью выявления отклонений фактических остатков имущества от учетных путем сопоставления этих показателей. Такое мероприятие осуществляется для того, чтобы понять, правильно ли организован бухгалтерский учет на предприятии и качественно ли он проводится. Как правило, порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем и фиксируются в учетной политике.

Сравнение

Ревизия является внезапным мероприятием, основной целью которого будет выявление законности проводимых на предприятии хозяйственных операций. Как правило, ревизия осуществляется внешними контролирующими органами, а по окончании составляется акт, в котором указываются все недостатки, ошибки и злоупотребления со стороны хозяйствующего субъекта.

Инвентаризация осуществляется внутренними службами организации в плановом порядке, а ее основной целью можно назвать контроль над правильностью ведения бухгалтерского учета и выявление его «узких» мест, то есть тех ситуаций, которые являются наиболее проблематичными для предприятия. По итогам инвентаризации составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии, в котором указываются ошибки и недостатки и пути их устранения.

Источник

Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С

Как провести инвентаризацию на складе

Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.

Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.

Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе

Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:

Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).

Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:

Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.

Объекты программы, используемые при инвентаризации склада

Документ «Инвентаризация на складе»

Основной документ содержит три закладки:

Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).

Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:

Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:

Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:

Документ «отчёт о розничных продажах»

Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:

Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.

Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:

В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.

Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.

На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:

Документ «Оприходование товаров»

Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.

Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):

Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:

Документ «Списание товаров»

Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:

В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».

Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:

Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.

Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.

Отображение результатов инвентаризации материалов в бухучете

Автоматизация ведения материально-производственных запасов в 1С в случае излишков или недостачи имеет следующие нюансы, которые специалист бухгалтерии при проведении инвентаризационных мероприятий и оформлении документов в программе должен проконтролировать:

Вышесказанное справедливо и для товарного учета, проводки списания и оприходования формируются по соответствующим счетам (41.01 – для товаров на складах, 41.02 – для товаров розничной торговле).

Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или обратившись к нашим специалистам по телефону в удобный для вас офис.

Источник

Порядок проведения инвентаризации: что учесть бухгалтеру

Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию. Как правильно это сделать, каким образом отразить ее результаты в бухучете, рассказывается в статье.

В каких случаях проведение инвентаризации обязательно

Провести инвентаризацию необходимо (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение № 34н):

Приказ о проведении инвентаризации

Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

В документе следует указать:

1. Дату составления и номер.

2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).

3. Перечень проверяемых активов и обязательств.

4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).

5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).

6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.

Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за в ы полнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний).

Сроки зависят от случая проведения проверки и особенностей деятельности компании.

При установлении сроков годовой инвентаризации необходимо учитывать, что (п. п. 1.5, 2.1 Методических указаний):

Годовую опись имущества обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Завершить годовую проверку необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности.

Сроки проведения инвентаризации при реорганизации (ликвидации) организации устанавливают так, чтобы завершить ее до даты составления передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса (п. 1.5 Методических указаний).

Срок проверки в ряде случаев может быть продлен. Такая необходимость может возникнуть, например, когда количество имущества значительно, оно находится далеко и так далее.

Законодательство не содержит каких-либо ограничений на такое продление. Однако годовую инвентаризацию и проверку при реорганизации или ликвидации компании надо завершить к определенному сроку.

Срок продлевают приказом генерального директора компании.

Порядок проведения инвентаризации

Шаг 1. Формирование комиссии

Проводить проверку может постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний). Рабочие комиссии создают при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в отношении всего имущества компании.

Приказом можно утвердить состав как одной, так и нескольких комиссий. При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.

Состав определяет генеральный директор организации. В комиссию, как правило, включают:

Членами комиссии в случае необходимости могут быть и сторонние специалисты (например, независимые аудиторы, оценщики). Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.

Председателем может быть любой сотрудник компании за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.

Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 Методических указаний).

Шаг 2. Подготовка к проведению проверки

Если объектом инвентаризации выступают матценности или денежные средства, то до начала проверки комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний):

Также на этом этапе необходимо подготовить бланки инвентаризационных описей. Можно разработать их самостоятельно или использовать унифицированные бланки (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4).

Шаг 3. Проведение проверки

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (п. 2.8 Методических указаний). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие всех членов бригады.

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 Положения № 34н). При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний).

Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний).

Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации

Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же материально ответственные лица делают отметку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний).

По имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных, составляют Сличительную ведомость (п. 4.1 Методических указаний).

По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Протокол составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих) в документе фиксируют

Протокол подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» следует обобщить результаты проверки. Ведомость можно составить в произвольном виде. В документе необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний).

Допускается составление ведомости по итогам нескольких инвентаризаций, проведенных в течение отчетного периода. Можно детализировать ее вплоть до конкретных расхождений, указанных в сличительной ведомости.

Ведомость учета результатов, вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируют в приказе (п. 5.4 Методических указаний). В нем необходимо также прописать порядок устранения расхождений, выявленных в ходе проверки.

Бухгалтерский учет результатов проведения инвентаризации

Результаты инвентаризации нужно отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 5.5 Методических указаний). Годовая инвентаризация должна сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Результаты проверки следует учесть так:

Зачет пересортицы

Условия проведения зачета недостач и излишков при пересортице (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации):

Если оба условия выполняются, можно зачесть излишки и недостачи ценностей одного наименования в тождественных количествах.

При проведении зачета недостач и излишков нужно сделать запись в аналитическом учете: по дебету счета учета ценностей, по которым обнаружен излишек, и кредиту счета учета ценностей, по которым обнаружена недостача.

В количественном выражении зачет следует сделать на меньшее из следующих значений:

Если при зачете стоимость недостающих ценностей оказалась ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, разницу включают в прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).

Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, эту разницу относят на прочие расходы (пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

До распределения суммы потерь между счетами можно предварительно учесть ее на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такое распределение нужно произвести до конца года, чтобы на счете 94 не осталось сумм, которые не соответствуют понятию актива.

Бухгалтерские записи могут быть следующими.

Зачет равнозначных излишков и недостачи:

Операция

Кредит

Недостача ценностей одного сорта зачтена за счет излишков ценностей другого сорта

Стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Кредит

Отражена сумма недостачи, выявленной в результате инвентаризации (с учетом зачета по пересортице)

Стоимость недостающих ценностей (с учетом зачета по пересортице) списана в прочие расходы

На дату получения письменного согласия виновного лица или решения суда о возмещении убытков от пересортицы признан прочий доход в сумме возмещения, подлежащего получению от виновного лица

Стоимость недостающих ценностей ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Кредит

Отражено превышение стоимости зачтенных излишков над стоимостью зачтенных недостач

Списание недостачи

Суммы недостач, которые не являются следствием ошибок и не могут быть зачтены излишками по пересортице, учитывают в следующем порядке:

Сделать это надо в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 16 ПБУ 10/99).

Учет излишков

Выявление излишков зачастую свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении фактов хозяйственной жизни.

Поэтому в первую очередь нужно проверить, не допущены ли ошибки в бухгалтерском учете – возможно, дважды было отражено в учете списание или своевременно не учтено поступление ценностей.

Если ошибка выявлена, то ее следует исправить обычном порядке – в зависимости от того, это ошибка текущего года или прошлых лет.

Если найти ошибку не удалось (например, истек срок хранения первичных документов за период, в котором предположительно была совершена ошибка), то рыночную стоимость найденных ценностей нужно включить в прочие доходы в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проведена инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 5.1 Методических указаний).

Учет результатов инвентаризации расчетов

По итогам инвентаризации расчетов необходимо:

Кто несет ответственность за правильность проведения инвентаризации

Ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации, в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей несет инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний)

Налоговая инспекция может оштрафовать компанию за недостоверность данных учета и отчетности, если установит расхождение учетных данных с фактическими (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП).

Источник

Инвентаризация товарных запасов

Инвентаризация остатков на складе – это один из способов контроля торговли. Проводят ее уполномоченные сотрудники или собственник бизнеса.

При полных или выборочных проверках они сверяют данные товарных отчетов с тем, что показывают пересчеты товаров на полках склада.

Цели инвентаризации

Глобальных целей у инвентаризации две:

Контроль работы персонала

Для чего нужен контроль персонала?

Для обнаружения и исправления ошибок

Для выявления краж

При обучении новых сотрудников и переобучении персонала при введении новых правил торговли

Какую пользу приносит инвентаризация бизнесу в целом?

Проверка полноты учета

Результаты инвентаризации покажут вам, насколько полно существующая система учета, отражает реальную картину происходящего на складе. По количеству выявленных ошибок вы можете довольно уверенно делать выводы о том, насколько остро стоит вопрос об изменениях в складском учете.

Понимание наиболее частых проблем для реорганизации работы склада

Организация инвентаризации часто требует от руководителей и сотрудников компании больших временных и интеллектуальных затрат. Но рутинную работу по составлению товарных отчетов можно и нужно автоматизировать! Иначе зачем нам современные технологии? Чтобы освободить материально ответственное лицо для решения более глобальных стратегических задач. Например, в появившееся свободное время этот человек может разработать задание на автоматизацию склада или автоматизацию магазина. Более подробно об этом будет сказано в этой статье чуть позже, а сейчас поговорим о том, как должна проводиться инвентаризация.

Проведение инвентаризации – закон один, а требования разные

Бухгалтерия вообще и складской учет в частности – дела серьезные. Поэтому, прежде чем браться за них, не мешает разобраться в требованиях законодательства.

Общие правила проведения инвентаризации довольно подробно описаны в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». И многие источники в Интернете ссылаются именно на этот приказ, отвечая на вопросы пользователей о складском учете.

Не каждым источником в интернете стоит руководствоваться!

Обращаем ваше внимание на дату выхода данного приказа. С июня 1995-го прошло уже более четверти века. Мы живем в заметно изменившихся условиях. Логично предположить, что организация инвентаризации по правилам конца прошлого столетия – не лучшее решение. Это во-первых.

А во-вторых, согласно письму Минфина России от 25 ноября 2020 г. N 02-07-05/102604 Об особенностях проведения инвентаризации, упомянутые методические указания носят лишь рекомендательный характер, но не являются обязательными к исполнению требованиями закона.

Это большое облегчение! Ведь сегодня крайне важны сроки проведения инвентаризации товарных запасов. А если во всем следовать этим рекомендациям, то надо каждый раз останавливать на долгое время работу склада. О конкурентоспособности в таком случае можно попросту забыть.

Так как же все-таки правильно проверять сохранность товаров?

К счастью, обязательными к исполнению в части организации процесса сверки остатков являются только 4 пункта статьи 11 402-ФЗ. Они содержат вполне логичные и обоснованные требования

вообще проводить сверку фактических и расчетных остатков

и фиксировать данные о расхождениях фактического наличия объектов и результатов, которые показывают документы пересчета.

При этом часть 3 той же статьи гласит, что, «сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом».

Другими словами, владелец бизнеса сам решает, когда, как часто, кем и каким образом будет проводиться инвентаризация товаров на его складах. Законом не запрещено проверять работников склада раз в неделю или три раза в день – особенно если для частых проверок есть основания.

Но есть еще обязательная ежегодная инвентаризация. Ее по закону о бухучете нужно провести с 1 октября до конца отчетного года.

И это не единственная возможная причина для обязательной инвентаризации.

Когда проведение инвентаризации обязательно для всех?

Инвентаризация обязательна, если:

пришло время сдавать годовую бухгалтерскую отчетность

происходит смена материально ответственных лиц

имущество организации передается в связи продажей или сдачей в аренду

происходит преобразование или ликвидация предприятия

на предприятии обнаружили хищения, порчу товаров и т.п.

часть товара утеряна в результате стихийного бедствия или другого форс-мажора

Проводить инвентаризацию следует и при выбытии более 50 % членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также если кто-то в этом коллективе требует провести проверку.

Итак, причин и поводов для организации инвентаризаций при ответственном хранении предостаточно. Другой вопрос, как осуществлять плотный контроль, не парализуя работу склада и соблюдая правила проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации

Внезапность

Начинающим владельцам бизнеса бывает сложно поначалу проявлять недоверие к персоналу. Это становится этической проблемой. Но тут надо принять за аксиому, что ответственный, внимательный и честный работник готов к инвентаризации в любой момент. А создавать комфортные условия для сокрытия выявленных недостач безалаберным и вороватым сотрудникам собственник бизнеса не обязан.

Полнота контроля

Во время проведения инвентаризации внимание всех участвующих в процессе должно быть направлено только на нее. Рекомендуется не допускать к инвентаризации сотрудников, ответственных за складские запасы. Магазин (отдел магазина) или склад закрываются для покупателей. Прием товара также откладывается до момента окончания инвентаризации.

Объективность

Точное понимание фактического остатка возможно только при пересчете товаров на полке. Хорошо, когда можно доверять материально ответственным лицам. Но, как ни крути, доверяй, но проверяй. Каждый может как минимум ошибиться.

Личная ответственность

Перед началом инвентаризации ответственные лица должны представить отчеты по движению товара с расписками. Выявление расхождения с ними (если оно обнаружится) отразит акт инвентаризации.

Документирование

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка

В приказе по форме ИНВ-22 фиксируют следующие данные:

ФИО членов инвентаризационной комиссии (не менее двух)

Сроки проведения инвентаризации

Это делает руководитель фирмы или ее главный бухгалтер, или другое лицо, ответственное за ведение бухгалтерии.

2. Сверка фактических остатков с расчетными

Совпавшие данные вносят в опись по форме ИНВ-3.

Если часть товара компании хранится на чужих складах, то это отражают в форме ИН-5.

То, что еще не доставлено на склад, но ожидается, отражают в форме ИНВ-6.

3. Анализ результатов

4. Итоги

Если выявлены недочеты в системе хранения товара или имущества, то в идеале должны быть найдены и виновные. Распоряжение об их наказании оформляется отдельным приказом.

Учет в тетрадях – позавчерашний день

В прошлом столетии принятые и отгруженные товары учитывались посредством занесения данных вручную в тетради. Так было почти повсеместно. Результатом становились множественные недостачи и излишки при инвентаризации, а процесс инвентаризации превращался в длительные и мучительные ручные подсчеты. Причем выявленные суммы недостачи порой оказывались на поверку просто ошибками в арифметике. Человеческий фактор… Приходилось все пересчитывать заново.

Бухгалтерские программы – решение не для всех

Специальные бухгалтерские программы (например, 1C Бухгалтерия) могут облегчить жизнь материально ответственному лицу при проведении инвентаризации. Однако они потребуют немалых финансовых вложений для своего внедрения. И компьютеры придется использовать не самые дешевые, и без серверов и сервисной поддержки не обойтись.

Впрочем, есть более доступные по цене облачные бухгалтерские сервисы (например, Мое дело). Но главная проблема даже не в этом, а в том, что вести учет остатков этот сервис будет через призму бухгалтерского, а не товарного учета.

И если ваша бухгалтерская программы не интегрирована с кассой, вам придется вручную вносить сюда информацию о каждом перемещении товара. А тут уже подключается человеческий фактор, который повышает вероятность ошибки! И о плотном контроле речь уже не идет.

В итоге даже при отсутствии злого умысла все усилия по компьютеризации могут оказаться тщетными из-за относительной сложности программ для освоения.

Почему так популярна онлайн-касса с товароучетной программой

Все шаблоны документов уже есть. Большинство полей в них заполняется автоматически. Итог: вероятность ошибки минимальна.

Как и в любом другом, в разделе «Инвентаризация» образец заполнения бланка уже сформирован. А программа сама мотивирует пользователя быть внимательным при заполнении полей формы и проверять внесенные данные перед сохранением документа.

Минимум ручного ввода данных

Немалая часть данных о товаре и его движении вносится не вручную. Информация о продажах, возвратах, выдачах подтягивается из кассы. Товары заносятся при помощи сканирования штрих-кода или Datamatrix-кода и основные реквизиты в карточке уже заполнены.

Прозрачно и подконтрольно

В системе фиксируются не только даты отгрузки, но и время совершения каждой операции по приемке, возврату, списанию, продаже товара и т.п. Оформить документы задним числом для сокрытия, например, хищения незаметно не получится. Выявить, кто вносил данные в систему, а также кто имел доступ к складу в интересующий период, также несложно.

Автоматический расчет остатков

Все данные по расчетным остаткам формируются автоматически программой в реальном времени. Причем для крупных торговых сетей предусмотрена возможность выбрать организацию или магазин, по которым необходимо сформировать отчет.

А внутри магазина можно получить расчет остатков

по конкретному поставщику,

по определенной товарной группе,

по отдельному товару.

Для этого всего лишь надо выбрать нужные пункты выпадающего меню полей «Группа товаров» и «Поставщик» или вбить наименование товара в соответствующем поле. После этого нажимаем кнопку «Сформировать» – и опись составляется автоматически.

Причем информация по остаткам отображается не только в формате количестве единиц товара, но также в разрезе закупочных и розничных цен на дату проведения инвентаризации. Эта информация может представлять интерес для сотрудника, отвечающего за организацию закупок.

Виды инвентаризации

Подводя некоторые итоги вышеизложенному, перечислим возможные виды инвентаризации.

Итак, в зависимости от целей, причин и прочих факторов инвентаризация может быть

плановой (например, обязательная при подведении итогов года)

внеплановой (для проверки качества работы персонала)

сплошной (сверка всех остатков)

выборочной (по отдельным товарным группам или магазинам сети)

целевой (если есть вопросы по отдельным товарным позициям)

независимой (если ее проводят сотрудники специализированной фирмы)

О последней еще не было сказано. А вопрос актуален. И звучит он следующим образом.

Контролировать лично или заказывать независимую инвентаризацию?

В западных странах передача задач по проведению инвентаризации на аутсорсинг давно стала нормой.

В России пока не каждый директор магазина готов доверять акту сверки, составленному сотрудником сторонней организации. Но крупные торговые сети уже осознают, насколько быстрее и качественнее составляются акты инвентаризации, проводятся оприходования излишков и выявления недостач, если этим занимаются специализированные фирмы.

Небольшой бизнес крайне редко привлекает для инвентаризации сторонние компании. Все чаще экземпляры описи составляют бухгалтера. Тем более, что при использовании товароучетных программ подбить расчетные остатки и оформить результаты, труда не составляет.

Нюансы проведения инвентаризации: на складе, в магазине, в кассе.

Склад

Основные причины для инвентаризации на складе:

Необходимость своевременного выявления и устранения ошибок

Обнаружение воровства/подозрение на него

Увольнение материально-ответственного лица

Пересменка (особенно если смена длится неделю или около того)

В последнем случае бывает сложно каждый раз проверять все, но желательно хотя бы сверить остатки по наиболее мелкие товары. Их легче украсть.

Кладовщик не может быть членом инвентаризационной комиссии, но он должен присутствовать при проверке, иначе при обнаружении недостачи он может оспорить в суде претензии со стороны владельца бизнеса.

До конца инвентаризации нельзя

перемещать товары внутри склада

Для упрощения и ускорения проведения инвентаризации на большом складе используют терминал сбора данных, интегрированный с товароучеткой.

По итогам пересчетов товаров на полках и сверки с расчетными остатками составляют сличительную ведомость ИНВ-19. При выявлении недостачи оформляется акт списания по форме ТОРГ-16.

Магазин

Основная особенность инвентаризации магазина в том, что она обычно проводится ночью. Так магазин может быть всегда открытым для покупателей в рабочие часы.

Для снижения вероятности ошибки при пересчете желательно, чтобы его производили независимо друг от друга два сотрудника. Совпавшие данные можно смело заносить в ведомость ИНВ-19 и составлять при необходимости акты списания.

По результатам инвентаризации магазина могут быть

выявлены группы товаров, подлежащих особому контролю,

наложены штрафы на ответственных лиц,

назначена дополнительная внеплановая инвентаризация.

Касса

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с ФЗ “О бухгалтерском учете” и приказом Минфина об инвентаризации.

Кассир присутствует при инвентаризации, но не входит в инвентаризационную комиссию.

контроль корректности проведения кассовых операций

контроль корректности оформления документации

выявление задвоенных накладных

Одно из основных отличий при проверке кассы от ревизий склада и магазина в том, что тут пересчитывают не товары, а деньги. Соответственно, по результатам оформляют формы ИНВ-15 (наличные) и ИНВ-16 (бланки строгой отчетности).

При смене материально ответственного лица документы оформляются не в двух (как обычно), а в трех экземплярах:

для принимающего дела,

Что будет, если инвентаризацию не проводить вовсе?

Дата публикации: 07.04.2021

Источник

• ← С чего начать ремонт в квартире вторичного жилья с нуля
• футбол на летней веранде в москве →