С чего начать деловое письмо на английском
Как начать письмо на английском: учимся вести деловую и личную корреспонденцию
Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.
Формат записи адреса
По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.
Отправитель
Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.
ul. Komsomolskaya, d. 8, kv.37
620118
После данных отправителя располагается дата. Ее формат может быть разным, но в последнее время наблюдается тенденция не использовать записи с порядковыми числительными. Чаще всего встречается вариант с цифровым обозначением дня и года, и указанием месяца в полном или сокращенном виде.
| 20 October, 2017 | October 20, 2017 | 20 Oct. 2017 |
Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме. Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.
Чтобы не возникало расхождений, рекомендуется пользоваться обозначениями с полным или сокращенным написанием названия месяца, которые приведены выше.
Получатель
Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.
Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:
Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.
England
Great Russell Street,
В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.
Как начать письмо на английском – приветственные клише
Само содержание письма начинается непосредственно с обращения к собеседнику. И здесь возникает дилемма: как тактично и вежливо назвать адресата? Все зависит от конкретной ситуации и степени знакомства с собеседником. Рассмотрим типичные случаи и характерные для них слова связки в английском языке.
| Вежливые обращения | ||
| № | Персональные обращения | Многочисленная аудитория |
| 1. | Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии. | |
Dear Mr*. Brown, …
Уважаемый мистер Браун, …
Dear Ms. Peterson**, …
Уважаемая госпожа Петерсон, …
Такой формат приемлем для делового письма на английском.
Dear partners, …
Dear heads of departments, …
Уважаемые начальники отделов, …
Dear colleagues, …
Уважаемые коллеги, …
Dear Sir, …
Dear Madam, …
Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям:
Dear Imperial Tobacco Group plc, …
Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco, …
Dear Sirs and Madams, …
Уважаемые дамы и господа, …
Ladies and Gentlemen, …
Леди и джентльмены,…
Dear Sir or Madam, …
Уважаемый господин или госпожа…
Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение:
Dear K.L. Gridd, …
Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, …
To whom it may concern***:
Всем, кого это касается:
Канцелярский вариант перевода:
По месту требования:
На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза.
Dear Lucy, …
Hello John, …
Hi Pamela, …
Привет, Памела, …
Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, …
Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон…
Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми:
Dear Nick and Jessica, …
Дорогие Ник и Джессика, …
Hello Bob and Mary, …
*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister, Mistress + фамилия и т.п.
**Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя. Однако, чаще используется нейтральное Ms.
***Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.
This is a letter of recommendation for Daniel Smith.
Это рекомендательное письмо для Даниэля Смита.
Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.
Причины письма и вежливое прощание
Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.
Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.
| Пример | Перевод |
| We apologize for… | Мы приносим свои извинения за… |
| This letter is to confirm… | Это письмо – подтверждение того, что… |
| We are writing to you to offer… | Мы пишем вам, чтобы предложить… |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| We’re writing to enquire about…. | Мы пишем с целью узнать о… |
| We would like to inform you that… | Мы хотели бы уведомить вас о том, что… |
| We’re writing in reference to…. | Мы пишем в отношении… |
| We’re writing in connection with…. | Мы пишем в связи с тем, что… |
После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.
| Пример | Перевод |
| Thanking in advance. | Заранее благодарим. |
| If you have any questions, do not hesitate to contact us. | Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам. |
| If you have any questions, please send them directly to me. | Если у вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь с ними прямо ко мне. |
| Please contact us again if we can help in any way. | Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь. |
| Thank you and we are looking forward to hearing from you. | Спасибо вам, ожидаем вашего ответа. |
И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:
На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!
Видео
Лайфхак: как написать деловое письмо на английском
Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.
Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.
Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.
Правила делового письма на английском
У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.
Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.
Фразы на английском для деловой переписки
Пример делового письма на английском
Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.
Mrs Olivia Polson
Office 111, 3d Floor
ALS Agency
Abbington Street
Manchester
Great Britain
Dear Mr Jones,
Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation.
I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then.
I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.
Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.
With best regards and wishes,
Olivia Polson
Project Manager
А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:
Mr Christopher Jones
Best Productions Company Ltd.
Office 22, Entrance 3D
Hamilton Street
London
Great Britain
Dear Mrs Polson,
I wish to express my appreciation for all your efforts. This is a good idea to set up this project next month. Also I will be out of the coverage during my vacation.
I thought about your proposal. Design studio could really help us to create the unique concept for our project, but I really worry about the extra budget.
Let’s meet and discuss it all in person as soon as I return. June 15 (Tuesday) at 11am works very good to me.
My kind regards to all your colleagues from ALS Agency.
It is a great pleasure to work with you.
Yours sincerely,
Christopher Jones
Head of Marketing Department
Чаще всего, электронное деловое письмо на английском языке ничем не отличается от традиционного «бумажного» послания – справедливы все те же правила.
Переписка хороша тем, что у вас есть время подумать, сочинить грамотный и структурированный ответ, проверить себя.
Но как быть, если в будущем предстоит общаться с иностранными коллегами вживую? Узнать необходимую профессиональную лексику, «разговориться» и научиться грамотно строить коммуникацию по рабочим вопросам помогут бизнес-курсы английского.
Хотите сказать, что в скором времени почувствуете себя совсем уверенно в деловом общении на английском языке? Тогда не пропустите полезную статью «Рабочий момент: как составить резюме на английском?» И смело вперёд: строить международную карьеру!
Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости
Нет времени? Сохрани в
Чаще или реже, но всем нам приходится писать формальные деловые письма. И чем большую роль играет в вашей жизни английский язык, тем чаще вам придется это делать именно на английском.Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.
Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.
Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки. Часто это случается и без повода.
Структура делового письма
Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:
Впрочем, структура юридических документов мало отличается от страны к стране, поэтому вам достаточно просто выучить, как называются те или иные блоки письма на английском.
Скажи мне, кто твой друг. О дружбе в пословицах на английском
Общие правила написания делового письма
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, существуют различия между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).
Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.
При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.
Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.
В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.
Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms. – Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson – Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer – Уважаемый покупатель.
Gentlemen – Господа.
А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):
Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.
В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.
Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»
Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.
Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.
Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».
Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.
Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожих момента :
Одни и те же понятия можно выразить разными словами. Это касается и русского языка. Например: давать — снабжать. Делать — осуществлять, производить и так далее. Такой деловой язык есть и в Business English.
| Разговорный английский | Бизнес английский |
| Give | Provide |
| Get | Recieve |
| Come | Attend / Arrive |
| Help | Assist |
| Book (verb) | Reserve |
| Answer | Reply |
| Choose | Select |
| Tell | Explain |
| Make | Create |
| Do | Manage |
| Propose | Offer |
| Tell | Report |
| Learn | Study |
| Promise | Ensure |
| Set | Establish |
| Come in | Enter |
10 видов бизнес-писем
Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.
Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.
Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.
Информация об оплате также иногда включается в письмо.
Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.
Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.
Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.
Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.
Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.
Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.
Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.
Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.
Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.
Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.
Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.
Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.
Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.
Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.
Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.
Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.
Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.
Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.
Подсказки по написанию делового письма
И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).
Преимущества электронной почты
Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.
Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.
В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.
А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский», где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!
Окончание делового письма
В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:
Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.
Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:
«I am enclosing… » или «Please find the enclosed/attached …»
Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.
Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.
Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!
Примеры выражений в конце делового письма:
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).
После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:
Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.
И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.
Примеры фраз для окончания делового письма
Такие фразы обычно используются для ссылки на последующие события; повторной просьбе прощения; предложения помощи и т.д.
If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It’s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.
Клише деловых писем
В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.
I want to take this opportunity to inform you that [Name] will soon be joining us as the [Title] in the [Department]. [He or She] will be taking over from [Name] and will begin work on [Date].
[Name] has been the [Title] of the [Department] at [Company] for [number] years and we are delighted that [he or she] has decided to join our company at this stage of our development.
[He or She] is a person of [one or two qualities] and I have no doubt [he or she] will contribute significantly to all aspects of our work here.
I hope all of you will try to make [Name] feel welcome here as [he or she] becomes accustomed to [his or her] new position.
[Recipient’s Name, Position]
I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice [number] for [amount], due on [date]. I am enclosing a full statement of your account as of [date] and a copy of the invoice.
We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.
Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.
Примеры делового письма на английском
Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.
Первый пример.
Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016
June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip
Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.
Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.
Business Ed. Teacher
*Enclosure* (if needed)
Второй пример.
Organization Letterhead
March 16, 2016
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345
The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.
Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.
Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.
Английские заимствованные слова
Заключение
Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!
EnglishDom #вдохновляемвыучить