системы управления проектами что это
Системы управления проектами на предприятии
Система управления проектами – это совокупность инструментов, обеспечивающих управление проектами и их эффективную реализацию. Как правило, это различные автоматизированные программы.
Как осуществляется анализ программного обеспечения и выявление проблем при внедрении информационной системы управления проектами?
Цели и задачи использования систем управления
Рассмотрим основные цели использования систем управления:
Как ведется учет неопределенности и рисков инновационности при проектировании и управлении проектами?
Базовые задачи, которые ставятся перед системами управления:
К СВЕДЕНИЮ! Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий — это нерешаемая задача.
ВАЖНО! Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.
Преимущества и недостатки систем управления проектами
Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.
Какие существуют особенности ведения управленческого учета в системе проектного менеджмента?
Преимущества
Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:
Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.
Недостатки систем управления
При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:
Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.
Правильное внедрение системы управления
Внедрение системы управления – это отдельный проект, для реализации которого нужен план. Его можно разделить на следующие этапы:
Система управления довольно проста, а потому не требует организации дополнительных учебных курсов.
Рекомендации по выбору подходящей системы
Система управления проектами подбирается в прямой зависимости от конкретных нужд организации. Следует определить функции и инструменты системы, которые точно потребуются. Только после этого можно приобретать программу. Выбранная система должна обеспечивать решение следующих задач:
Система должна быть достаточно гибкой: уметь перенастраиваться, корректироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.
Обзор наиболее популярных систем управления проектами
Существует огромное количество СУП. Они могут быть базовыми или профессиональными. Рассмотрим наиболее востребованные системы:
Среди базовых систем имеет смысл отметить MS Project (разработчик — Microsoft). Как правило, базовые СУП имеют стандартный набор функций.
Урок 5. Системы управления проектами
Система управления проектами является комплексом технологических и организационных методов и инструментов, поддерживающих управление проектами и повышающих эффективности их реализации. Но нередко это понятие понимают и в более узком смысле – в качестве информационной и автоматизированной системы управления проектами, проще говоря, в качестве программы. А что касается методологической и организационной составляющих, то их относят к понятию «корпоративная система управления проектами». Исходя из этого, далее будем рассуждать именно в таких трактовках.
Все системы управления имеют определенные цели и задачи, и о них стоит сказать несколько слов.
Цели систем управления проектами:
Задачи систем управления проектами:
Требования к функциональным возможностям систем управления проектами зависят от нюансов управления и самих проектов в каждой конкретной организации. Далее предлагаем вам краткий обзор наиболее популярных систем, различных по возможностям и функционалу.
Wrike
Система, позволяющая создавать и группировать по проектам задачи, а также контролировать ход их выполнения. Главное ее преимущество – это продвинутый функционал для совместной деятельности. В системе имеются сетевые графики и отчеты по работам. Есть возможность установления напоминаний и логирования времени выполнения заданий.
Мегаплан
Система управления проектами в малых и средних компаниях любого профиля. Способствует повышению продаж, эффективному управлению сотрудниками; позволяет работать удаленно. В комплект системы входит контроль сделок, модуль для работы с сотрудниками, менеджер заданий, форум, внутренняя почта, файловый сервер, выставление счетов, модель взаимодействия CRM.
Basecamp
Эффективная и достаточно простая система управления проектами. Включает в себя файлы, лог проекта, задачи, вики-документы, профайлы, дискуссии, календарь. При помощи этой системы может быть организована продуктивная совместная работа с партнерами и клиентами. Есть возможность мобильного доступа.
Worksection
Онлайн-система проектного управления на русском языке. В ней содержатся тэги, система учета времени, файловое хранилище, календарь, менеджер задач с комментариями, программное обеспечение Dashboard с комплектом виджетов.
Asana
Удобный и вполне простой сервис, позволяющий управлять проектами и проектными задачами. Допускает интеграцию с электронной почтой. Есть возможность мобильного доступа. При использовании командами до 30 человек – бесплатен.
TeamBridge
Онлайн-система управления проектами и компанией, прекрасно подходящая для совместной работы. При ее использовании все сотрудники организации работают в одной среде, могут обмениваться сведениями, ставить задачи, исполнять их и контролировать, а также заниматься планированием и мониторингом результатов. Для руководителей полезна тем, что позволяет наблюдать общую картину происходящего в организации в режиме реального времени.
Comindware Project
Представляет собой профессиональную «облачную» систему автоматизации планирования и выполнения проектов. Адаптирована для Android и iOS, а также интегрирована с MS Outlook.
YouGile
Удобная система управления проектами по методологии agile и не только. Затягивает за счет хорошо проработанной внутренней системы общения. Каждая задача — это чат, есть персональные и групповые чаты. Для планирования agile-доски, TO-DO листы, “мои” задачи, дедлайны, приоритеты, гибкая настройка прав и мощная система отчетности. Подробнее о системе YouGile читайте тут.
Producteev
Онлайн-система для совместной работы с задачами. Отличается тем, что в ней задачи могут создаваться из мобильных устройств, соцсетей, мессенджеров и электронной почты. Имеется плагин для MS Outlook и виджет для GMail. Возможно создание нескольких рабочих областей. Для двух человек существует бесплатная версия.
HiTask
Простая и удобная система, позволяющая совместно работать над проектами и задачами. В состав системы входит чат для участников проекта, сервис напоминаний, календарь, групповое объединение задач, приоритизация и сортировка задач, drag drop интерфейс.
Time Master
Является персональным органайзером с возможностью работы над проектами и задачами. В состав входят напоминания по электронной почте и SMS, дневник для логирования выполненных заданий, справочник контактов, проекты, задачи и календарь.
Pyrus
Система для совместной деятельности над задачами, напоминающая GMail. Отлично интегрируется с электронной почтой, Google Apps и Active Directory. В состав входят бизнес-процессы, список контактов, хранилище файлов, API. Возможен доступ с Android, iPhone, iPad и WinPhone.
Кларис
Интернет-система для управления проектами и задачами. В состав системы входят мгновенные сообщения, оповещения по электронной почте, удобный документооборот, стикеры, гибкий конструктор бизнес-логики, онлайн выписка по счетам и коммерческим предложениям.
Microsoft Project
Прекрасная корпоративная система, позволяющая управлять проектами, распределять задачи и ресурсы по сотрудникам, заниматься бюджетированием и мониторингом выполнения проектов. При использовании пользователям предоставляется сервер MS Project и специальное предложение для Windows, обеспечивающие эффективную совместную работу и онлайн-доступ. Система интегрирована с MS Outlook и MS Sharepoint.
iQ300
Удобная система проектного управления для небольших организаций с понятным и доступным интерфейсом. Предусматривает возможность создания проектов, задач и чек-листов, комментирования, прикрепления документов и логирования пользовательских действий.
ПланФикс
Система менеджмента коллективной работы, способствующая организации и управлению совместной деятельности сотрудников. В одинаковой степени подходит для бизнеса, общественных объединений, некоммерческих организаций и вообще любой команды, трудящейся над общей задачей.
Project Kaiser
Полностью русифицированная система проектного управления иерархичного типа с простым интерфейсом. В состав входят различные формулы, вики-документы, функция управления задачами с поддержкой исполнителей и ответственных лиц, подробная документация. Система отличается стабильностью, быстрой и возможностью инсталляции на любую платформу. Для пяти пользователей есть бесплатный SaaS сервис. Также для пяти пользователей доступна бесплатная версия для скачивания.
Staply
Система представляет собой симбиоз блокнота и мессенджера. Очень проста в применении и подходит для совместной работы. Можно найти бесплатную версию.
Microsoft Planner
Система, позволяющая организовывать совместную работу и планировать проекты в составе Office 365. Легко интегрируется с другими сервисами Microsoft.
Workdoer
Бесплатная система для управления задачами и проектами онлайн. По сути, это менеджер заданий; считается одной из лучших программ для планирования задач. Простой и понятный интерфейс, адаптированный для работы с задачами, способствует эффективной командной работе.
ProjectOffice
Система управления однотипными проектами с ориентацией на Web. Обеспечивает пользователя современным и удобным инструментарием по контролю и учету ресурсов проектов.
ActiveCollab
Система, предназначенная для ведения одного или нескольких проектов. Включает в свой состав внутренний форум, счетчик времени, чек-листы, задания, вики-документы, хранилище файлов, встроенный планировщик и календарь. Предназначена для установки на сервер в локальной сети.
BiPulse
Онлайн-система проектного управления. Управление проектами основано на принципах Agile, а также на методе Критической Цепи (Теория ограничений систем), разработанном Элияху Голдраттом. Система включает в себя огромное количество информации, касающейся проект-менеджмента.
Clarizen
Онлайн-система по управлению проектами в сфере малого бизнеса. Функционал системы состоит из персонализированной контрольной панели, задач, напоминаний, отчетов, счетчика времени, диаграммы Гантта, планировщика бюджета, календаря, системы прав доступа, обсуждений и заметок. Интегрирована с MS Project, MS Outlook и AutoCAD. Для разработчиков есть API.
Еще одна простая в применении web-система управления проектами и задачами. Состоит из календаря (поддерживает iCalendar), файлового хранилища, сетевого графика, профайлов пользователей, отчетов и системы управления правами доступа. Превосходно интегрируется с электронной почтой.
Comindwork
Единая система, предназначенная для управления проектами и задачами в режиме онлайн. Предполагает сотрудничество и командную работу. Есть возможности тегирования, категоризации, постановки задач и поп-задач, отслеживания времени, ведения блога. Предусмотрен корпоративный Wiki, присутствуют RSS и E-Mail оповещения, файловое хранилище и другие атрибуты.
ЛидерТаск
Кросс-платформенный менеджер задач, синхронизирующий задания между ПК, ноутбуками и мобильными устройствами. Подходит для постановки задач разным пользователям и создания совместных проектов. Интегрирован с электронной почтой, включает в себя встроенный календарь, файлы задач и комментарии к задачам.
Zoho Projects
Система управления проектами с широким функционалом. В состав входит хранилище и редакторы документов, органайзер, календарь, форум, отчеты, планировщик встреч, wiki-документы, тайм-трекер. Система очень удобна для работы в реальном времени. Интеграция с другими сервисами Zoho. Возможность импортирования из MS Projects. Русифицирована. Для одного проекта есть бесплатная версия.
WebAsyst
Комплект сервисов с централизованной точкой входа. Включает в себя интернет-магазин, инструменты управления проектами, инструменты для E-Mail-маркетинга, управление контактами, совместный доступ к файлам, органайзер. Имеется русскоязычная версия. Есть возможность установки на собственный сервер.
PTYSH
Система проектного управления и управления задачами. Отличается наличием специальных функций для фрилансеров, SEO-компаний и веб-студий. Имеется бесплатная версия.
Kanbanchi
Система проектного управления для G Suite – набора корпоративных «облачных» сервисов для работы в интернете. Имеется возможность создания канбан-досок. Бесплатный основной функционал.
Neaktor
Система управления задачами и коммуникациями с множеством гибких настроек. В состав входит календарь, почтовый клиент, внутренний чат, лента новостей и учет сотрудников.
WorkFlowSoft
Система для управления проектами, пакетами работ и задачами. Используется при совместной работе компаниями, применяющими MS Office 365.
Flowlu
Онлайн-система управления проектами. Используется для совместной работы, а также управления финансами и CRM. Обладает широкими возможностями адаптации к бизнес-процессам разных компаний. Имеется мобильный доступ. Есть бесплатная версия.
Gantter
Бесплатная онлайн-система управления проектами. Может стать прекрасной альтернативой MS Project. Подходит для планирования ресурсов и контроля проекта, планирования времени. Имеется сетевой график и возможность обновления процента выполнения работ. Можно импортировать проекты из MS Project.
PM Arena
Веб-система управления отдельными проектами и портфелями проектов. Отличается узкой стратегической направленностью: преднастроенные бизнес-процессы и аналитический ситуационный центр ориентированы главным образом на использование органами государственной власти.
Teamer
Веб-сервис управления проектами от отечественных разработчиков. Создан для создания проектов и задач, постановки задач и контроля состояния их выполнения. Есть функция прикрепления файлов и комментирования, напоминания на ICQ и Jabber. При желании можно найти портативную версию.
Smartsheet
Очень простая и понятная система управления проектами и задачами с интерфейсом типа MS Excel.
Deskun
Система управления проектами и поддержки пользователей. Позволяет производить E-Mail-поддержку корпоративных клиентов и осуществлять проектное управление из интерфейса GMail.
Rovertask
Интуитивно понятный менеджер заданий, предназначенный для командной работы и управления проектами.
Планиро
Онлайн-сервис для управления проектами и совместной работы. Включает в себя шаблоны задач, несколько видов отчетов, доски «Канбан», диаграмму Гантта, заметки по проектам, возможность сохранения файлов, ведения обсуждений, учета времени и задач. Имеется тайм-трекер для Mac. Есть мобильные версии для Android и iOS.
IPI.MANAGER
Система управления проектами, подходящая для установки на собственный сайт и позволяющая обрабатывать клиентские интернет-запросы. Отличается простым интерфейсом, развитыми средствами оповещения, древовидной системой задач, наличием отчетов для руководителей.
GroupCamp Project
Онлайн-сервис для управления проектами. Благодаря функциональным и простым приложениям доступна продуктивная работа в «облаке». В состав сервиса входит управление задачами и контрольными точками, обмен файлами, вики-документы, счетчик времени, онлайн-обсуждение. Система предельно конфиденциальна и безопасна. Интегрирована с Google Apps. Может быть интегрирована с электронной почтой, контекстуальными гаджетами, Google Docs.
Lement Pro
Система управления задачами и проектными работами, контроля достижения целей, оптимизации бизнес-процессов. Включает в себя электронный документооборот, собственный графический процессор, возможность поддержки BIM-процесса. Поддерживает связь с MS Excel и интегрируется с MS Project. Подходит для компаний, работающих в сфере строительства. Есть мобильное приложение.
Devprom
Бесплатная система, позволяющая управлять проектами, направленными на разработку и внедрение инновационных продуктов. Есть возможность развертывания на собственном сервере и использования в качестве SaaS решения. Включает в себя многофункциональное файловое хранилище, проектные блоги для внутренней коммуникации, вики-движок для базы тестовых сценариев и знаний, планировщик релизов, журналы отзывов, трекер по планированию задач и исправлению дефектов.
Intrawork
Корпоративный сервис по управлению задачами. Содержит в себе множество полезных инструментов, позволяющих управлять процессами выполнения проектов разного уровня сложности.
Desk-Away
Система управления проектами, в состав которой входит система сообщений и отчетов, текстовый редактор, хранилище файлов, раздел поддержки, задачи, счетчик времени, планировщик проекта и итоговая панель.
Assembla
Система проектного управления, подходящая для разработчиков в рамках соцсети. Позволяет быстро находить исполнителей для собственных проектов и участвовать в текущих проектах. В рабочее пространство системы включены бег-трекер, раздел поддержки, хранилище файлов, внутренний чат и форум, вики-документы.
Acunote
Система управления проектами, рассчитанная на небольшие команды разработчиков, использующих гибкие методы управления проектами, например, «Скрам». Отличается простым и интуитивным интерфейсом.
AB-TASKS
Еще одна система проект-менеджмента, подходящая для небольших команд. С ее помощью менеджеры, разработчики и клиенты могут вести совместную работу над проектами.
На этом мы заканчиваем наш краткий обзор систем управления проектами, и подводим итог всему курсу. Однако прежде чем поставить финальную точку, хотим сказать немного о том, какие выгоды вы можете получить от применения систем проектного управления.
Польза от применения систем управления проектами
Среди возможных выгод от применения систем управления проектами можно выделить в первую очередь то, что сокращается число проектов, не соответствующих стратегии компании, а это значит, что и затраты по всему портфелю проектов будут существенно снижены. Также системы управления проектами позволяют оптимизировать распределение ресурсов и контролировать загрузку сотрудников, повышать эффективность планирования и улучшать контроль расходования финансов.
Эффективные средства мониторинга проектов и профессиональная методология предлагают любому проектному офису минимизировать процент тех проектов, которые изначально не способны уместиться в рамки бюджета и сроки и достичь поставленных целей. А сокращение временных затрат на поиск и сбор информации и составление вручную всего многообразия проектных отчетов высвобождает львиную долю времени на более важные и серьезные задачи.
И, конечно же, применение систем управления проектами вкупе с рассмотренными нами в прошлом уроке методиками многократно повышает вероятность успеха проекта и упрощает пути осуществления задумок. А чтобы планировать и реализовывать свои проекты вам было еще легче и комфортнее, рекомендуем вам ознакомиться с дополнительной информацией на тему проект-менеджмента. Для этого специально для вас мы сделали небольшой обзор наиболее интересных и полезных книг по управлению проектами. Советуем вам прочесть хотя бы пару работ из этого списка. Потратив на это немного времени сейчас, вы сэкономите уйму времени в будущем, а заодно пополните свой багаж знаний информацией, о которой мы в силу огромного объема представленной темы, вполне вероятно, могли не упомянуть. Найти описания книг вы сможете в дополнительном разделе.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.
Мы желаем успехов вам и вашим проектам. Никогда не переставайте учиться, и успех всегда будет на вашей стороне!
Системы и методы управления проектами
Об использовании систем управления проектами
Управление проектами подразумевает руководство всем и организацию всего, что понадобится для достижения цели. Однако зачастую большими планами трудно управлять, из-за большого объема. Поэтому были разработаны системы и методы управления проектами, которые облегчают организацию и реализацию плана.
Но многие проекты заметно отличаются друг от друга, а значит, использовать один универсальный метод для всего не получится. По этой причине были разработаны разные системы управления проектами. К тому же большинство крупных организаций переходят к проектной бизнес-модели.
Если вы желаете добиться эффективной работы команды, вам понадобится инструмент, позволяющий сотрудничать, планировать и делиться результатами работы. На рынке сейчас большой количество подобных эффективных инструментов. В этой статье рассмотрим самые основные и популярные системы, методы и инструменты управления проектами, которые гарантированно облегчат работу.
10 важнейших функции систем управления проектами
Система управления проектами обязательно должна обладать следующими функциями:
В списке перечислены основные функции, которыми должна обладать любая система подобного рода. Однако различные инструменты управления проектами могут обладать дополнительными функциями, которые могут быть даже уникальными.
Важно! Поэтому важно изучить как можно больше предложенных инструментов и систем, чтобы выбрать наиболее оптимальный для своей задачи.
Какие есть сервисы управления проектами?
В основном выделяют две категории инструментов: бесплатные и платные. В первом случае человек не будет платить за предоставленные услуги и методы, но в большинство таких инструментов сильно ограничен функционал. За платные программы придется заплатить некоторую сумму, но доступных функций будет заметно больше.
Конечно же, на рынке гораздо больше платных инструментов, нежели чем бесплатных. При этом доминирует именно арендный способ оплаты. То есть клиент платит определенную сумму раз в месяц или в год (в зависимости от условий обслуживания) и пользуется предоставленным функционалом программы.
Где используются системы управления проектами?
Системы управления проектами могут быть использованы на любом предприятии в случае если они отвечают специализированным требованиям для работы менеджеров проекта. Например, наша система СмартСервис может быть использована на предприятиях следующего типа
Популярные типы управления проектами
Типы управления проектами – это разработанные методики, основы которых закладываются в инструменты. Всего можно выделить 7 популярных типов:
Для каждого отдельного проекта рекомендуется подбирать подходящий тип управления. Каждый из вышеперечисленных вариантов обладает своими особенностями и характеристиками. Поэтому рассмотрим каждый тип управления проектами более подробно.
Классическое проектное управление
Этот тип появился одним из самых первых, поэтому его используют наиболее часто. Иногда даже не подозревая об этом. Так, смысл классического проектного управления состоит в разбивке задач на подзадачи и выполнение в строгом порядке.
Важно! При этом такой тип наиболее подходит для проекта, где следующие этапы вытекают из предыдущих.
То есть в этом случае нельзя перейти к следующей задаче, не завершив текущую. Для этого в большинстве случаев выделяют 5 задач: инициация, планирование, разработка, реализация и тестирование, мониторинг – после чего идет завершение проекта. При этом каждый из 5 этапов делится на еще несколько подэтапов, чтобы легче было контролировать.
Agile
Если классическое управление не подходит для проекта, то стоит рассмотреть Agile. В этом случае необязательно ждать завершения одной задачи, чтобы начать делать другую. В этом случае используется более гибкий метод. Во время планирования проект делится на несколько подпроектов, каждый из которых реализуется параллельно друг другу. А после завершения собирается финальный продукт, после чего весь проект считается завершенным.
Scrum
Скрам относится к семейству Agile, но считается более структурированным и при этом достаточно гибким. То есть проект разбивается на несколько подпроектов, после чего определяется приоритетность. Наиболее важные задачи выполняются в первую очередь. После завершения первого блока подпроектов предприниматель уже может использовать продукт, пусть и частично работающей. Затем выполняются остальные задачи, которые дополняют продукт и дают ему возможность полноценно функционировать.
Этот тип управления проектами очень сильно похож на предыдущий, но является более усовершенствованным вариантом. В этом случае задачи не только выполняются в зависимости от приоритета, но и проходят определенные стадии. Например, можно взять из классического типа: инициация, планирование, разработка, реализация, мониторинг. Благодаря тому, что все подпроекты проходят контролирующие этапы, предприниматель может быть уверенным, что все будет реализовано качественно.
Kanban
Канбан является наименее строгим типом проектного управления, из-за чего он получил большую популярность у многих предпринимателей. Так, Kanban позволяет оставить задачу неоконченной на каком-либо этапе, если появилась более приоритетная задача (например, можно не отредактировать статью, если срочно необходимо пофиксить код сайта).
Важно! Такого не позволяет ни один другой метод управления проектами.
Six Sigma
Смысл этого проектного управления заключается в том, что постоянно повышается качество продукта, благодаря непрерывному процессу анализа и улучшения всех аспектов. Для этого выделяют несколько сигм: определение, измерение, исследование, разработка, контроль. И только после этого поставка продукта покупателю. Особенно важен предпоследний этап – контроль, так как он позволяет оценить слабые стороны и исправить их в следующих проектах.
Prince 2
Принц2 предлагает 7 процессов, в каждом из которых у всех членов команды есть своя значимая роль: начало проекта, инициация, руководство планом, контроль стадий, управление созданием продукта, управление границами стадии, завершение проекта. Главной особенностью этого типа проектного управления является то, что его можно использовать абсолютно для любого масштаба проекта: начиная от небольших и заканчивая государственными масштабными проектами.
Лучшие системы управления проектами
За все время было разработано огромное количество системных инструментов для управления проектами. Однако выделить можно только 12 лучших вариантов:
Каждый инструмент обладает своими особенностями и уникальными дополнительными функциями. Поэтому перед тем, как выбрать вариант, рекомендуется внимательно изучить все доступные инструменты. Вкратце рассмотрим все вышеперечисленные системы управления проектами в статье ниже.
SmartService
СмартСервис является одним из самых популярных инструментов для управления проектами. Технология этой компании основана на SeviceDesk и HelpDesk, но с определенными дополнениями. Так, этот инструмент помогает регистрировать входящие запросы от клиентов, передавать их в следующий отдел, контролировать выполнение поставленных задач, оптимизирует бизнес-процесс и так далее.
Важно! В результате затраты на проект снижаются вплоть до 50%.
Trello
Трелло – это удобный инструмент, который позволяет управлять любым проектом, который может быть абсолютно любой сложности. Эта программа представляет из себя доску с основными этапами, например, анализ, планирование, разработка и мониторинг. Под каждым этапом прописываются задачи, на каждую из которых ставится ответственный человек.
К дополнительным функциям можно отнести цветные метки, возможность установки сроков выполнения задачи. К тому же пользователи могут обмениваться файлами, комментариями или даже отправлять смайлики. Администраторы проекта могут добавлять описание к проекту, этапам, задачам, составлять команды и так далее.
Asana
Асана направлена на командную работу над проектом, однако этот инструмент можно использовать и для персонального распределения задач. Предприниматель может детализировать необходимые вопросы, то есть отнести к одной из категорий: задачи, проекты, разделы, вложения, дедлайны и так далее. Каждый из этих вопросов можно настроить, согласно уже запланированному проекту.
Глава проекта может пригласить сотрудников в это приложение. Для этого достаточно указать электронную почту приглашаемого человека. Преимуществом является то, что можно настраивать уровень доступа, что позволит скрыть от ненужных глаз конфиденциальную информацию. Отдельно стоит отметить визуализацию задач в календаре, где они расписываются по дням, согласно назначенным дедлайнам. Это позволяет визуально оценить приоритетность задач.
Нельзя не отметить удобное приложение для андроид и айОС, которое занимает минимальное количество памяти. Через смартфон можно пользоваться теми же функциями Asana, что и на десктопной версии. Хотя стоит отметить: использовать функционал инструмента через сайт все же гораздо удобнее. Последнее, о чем хотелось бы рассказать, это функция обсуждения задач. То есть участники могут общаться в специальном рабочем чате, который в любой момент можно отключить.
Это рабочая доска, которую предприниматель может настраивать под свои нужды, используя самые разные инструменты. Этот инструмент поддерживает kanban и scrum. А если необходимо управлять проектом по собственным принципам и правилам, то программа позволит интегрировать собственную систему проектного руководства.
Стоит отметить, что бесплатной версии этого инструмента нет. Однако пользователю доступен бесплатный пробный период, после чего необходимо выбирать одну из предложенных подписок. Доступными функциями является предоставление отчетности о ходе реализации плана и задач, назначение дедлайнов и ответственных.
Дополнительным преимуществом является возможность интегрировать Jira в Битрикс24. По совокупности доступного функционала и преимуществ, этот инструмент рекомендуется использовать разработчикам программного обеспечения. Так как он позволит выпускать качественные программы и приложения в максимально сжатые сроки.
«Мегаплан»
Сразу стоит отметить: этот инструмент имеет одно существенное ограничение – над проектом должно работать менее 500 человек. Так как больше указанного количества зарегистрировать в работе над задачами не получится. При этом слишком маленьким командам с небольшими проектами не рекомендуется пользоваться «Мегапланам». Так как тариф недешевый, а большинство доступных функций рассчитано на средние и крупные проекты.
Одним из главных преимуществ является наличие обучающей системы на русском языке. То есть пользователя сначала «возьмут за руку» и поводят по всей системе, рассказывая вкратце обо всех доступных функциях (а их тут немаленькое количество).
Важно! После такой обучалки, каждый пользователь «Мегаплана» поймет широту доступных функций и научится их применять в тех или иных ситуациях.
В приложении сразу же можно создавать отчеты и оплачивать счета (например, переводить заработную плату за задачу сотруднику). Последней особенностью является отличная структура рабочего пространства. Несмотря на обилие функций, пользователь быстро разберется, где что находится, благодаря удобному и качественному интерфейсу. Однако не стоит забывать про сравнительно высокую стоимость тарифа.
Битрикс24
Битрикс24 является одним из самых популярных инструментов в этой области. В первую очередь это произошло благодаря большому функционалу: это и корпоративная социальная сеть, и планировщик, и кабинет для видеоконференций, и управляющий персоналом, и телефония, и менеджер по продажам, и CRM.
Так, пользователи Битрикс24 могут принимать заявки с любых каналов, распределять задачи между сотрудниками, настраивать воронки продаж, работать с клиентами. В общем, функционал у этого инструмента один из самых больших. Дополнительным преимуществом является возможность настроить интерфейс под себя, чтобы не запутаться во всем этом многообразии.
Basecamp
Это еще один инструмент для управления проектом, который позволяет составлять расписания, раздавать задачи, ставить приоритеты, вести отчетность, настраивать доступ лиц к той или иной информации, добавлять файлы к задачам. Сотрудники в свою очередь могут комментировать и задавать вопросы по проекту (эту функцию можно легко отключить нажатием одной кнопки).
Однако эта система может интегрироваться лишь с ограниченным количеством ресурсов. Есть бесплатная версия, пробный период и подписка на платные функции. При этом стоимость сравнительно небольшая за достаточное количество дополнительных инструментов. В любом случае Basecamp не обладает рядом функций: оценка затрат, шаблоны для быстрого составления задач, личная переписка, учет времени на задачу и так далее.
Яндекс.Трекер
Яндекс.Трекер – это многофункциональный инструмент, который полностью доступен на русском языке. Так, кроме стандартных задач, пользователи могут подготовить материалы для маркетинговых ходов, подготавливать и согласовывать документы, регулировать инфраструктуру организации и многое другое. Одной из главных особенностей является формирование пространства для всех, то есть все члены команды общаются в одном канале.
GanttPro
Этот инструмент представляет собой диаграмму Ганта, которая уже давно стала популярной в методах управления проектами. Пользователь создает ряд задач и назначает дедлайны. В результате система автоматически создает понятный график, который легко читается. Дополнительными функциями является управление ресурсами, командной работой, контроля потраченного времени и так далее.
Worksection
Этот инструмент предлагает бесплатный тариф, пробный период и платную подписку. Хотя даже в бесплатной версии есть огромное количество функций: полноценная воронка продаж, тайм-менеджмент, отчеты, интеграция с почтой, большое количество шаблонов, диаграмма Ганта и так далее. В общем, есть все доступные возможности, которые могут понадобится в управлении проекта или для настройки воронки продаж (только телефонии нет).
MeisterTask
На первый взгляд может показаться, что этот инструмент имеет слишком маленький набор функций: отчеты, приоритеты, управление временем, оценка состояния задач и добавление вложений. Однако MeisterTask отлично проявляет себя в интеграции с другими платформами, например, Dropbox, GitHub, Zendesk и Google Drive. В общем, простой и удобный инструмент для маленьких и средних проектов.
Wrike
На сайте этого инструмента сказано, что он подходит для команд любых размеров. Но проанализировав доступные возможности, становится понятно, что Врайк ориентирован на большие команды. Есть диаграмма Ганта, возможность распределять и перераспределять задачи, обновлять статусы подпроектов и другие возможности для эффективного проектного управления. Отличительной чертой являются доступные теги для изображений и видео.
Как выбрать сервис?
Как видно из статьи, существует огромное количество инструментов, систем и методов управления проектами. Из-за этого возникает вопрос: как выбрать сервис. Выбирать программу или сайт для управления своим проектом следует исходя из своих задач, количества человек в команде, бюджета и целей, которые необходимо достигнуть.
Ведь нет единого правильного инструмента или системы для управления проектами. Для каждой отдельной компании и отдельных задач метод или инструмент может быть свой. Поэтому следует выбирать программу под конкретный проект, учитывая все нюансы. К тому же важен не только инструмент, но и организация самих процессов в работе с системой проектного управления.